Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Nghị định 23), có nhiều quy định chi tiết, bao hàm nhiều nội dung như: cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch trong cùng một văn bản... tạo thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong việc tra cứu và thực hiện. Vì vậy, cho đến nay, việc triển khai thi hành các quy định của Nghị định 23trên địa bàn tỉnh Quảng Nam đã dần đi vào nền nếp.

Tuy nhiên, sau hơn 6 tháng triển khai thi hành Nghị định, qua công tác kiểm tra, theo dõi và phản ánh của địa phương đã cho thấy một số vướng mắc. Cụ thể như sau:

1. Về văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực

 Văn bản điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực mới chỉ dừng lại ở cấp độ Nghị định, trong khi đó, một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến hoạt động chứng thực hầu hết đã được ban hành ở cấp độ luật như: Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Công chứng… Vì vậy, mức độ tuân thủ pháp luật về chứng thực của các cơ quan, tổ chức và xã hội chưa đúng mức, còn bị chi phối bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác.

2. Về thủ tục chứng thực còn nhiều bất cập

+ Về thủ tục chứng thực chữ ký

Xét về mặt bản chất, chứng thực chữ ký theo Nghị định 23 chỉ nhằm xác nhận, xác thực là người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó, tức là xác nhận về hình thức; còn nội dung giấy tờ, văn bản thì do người yêu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm. Tại Khoản 3 Điều 25 Nghị định 23 có quy định: “Không được chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân”.

Quy định này sẽ không phát sinh vướng mắc, nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào được lập bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, nếu giấy tờ, văn bản đó được lập bằng tiếng nước ngoài thì người thực hiện chứng thực khó có thể hiểu được nội dung của giấy tờ, văn bản đó để giải quyết hay từ chối chứng thực.

Trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Bộ Tư pháp cũng đã đề cập, điều chỉnh đến nội dung này. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy nếu không có hướng xử lý tốt vấn đề này thì người dân lại phải tốn kém thêm về thời gian và chi phí do phải tìm người dịch các văn bản này rồi mới mang đi chứng thực chữ ký và Cơ quan thực hiện chứng thực khi có bản dịch thì mới dám tự tin để chứng thực chữ ký đối với các loại văn bản giấy tờ được lập bằng tiếng nước ngoài…

+ Đối với việc chứng thực chữ ký trong Giấy bán, tặng, cho xe

- Tại điểm b khoản 1 Điều 6, Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 của Bộ Giao thông vận tải có quy định trên mẫu Giấy bán, cho, tặng xe chuyên dùng:  Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người bán, cho, tặng xe đăng ký thường trú chứng thực chữ ký của người bán, cho, tặng xe.

- Tại điểm g khoản 1 Điều 10, Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 của Bộ Công an quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe theo quy định của pháp luật về chứng thực”.

Chúng tôi cho rằng việc bán, cho, tặng xe chuyên dùng hay xe cá nhân cũng  là một giao dịch dân sự. Nếu quy định việc chứng thực chữ ký đối với loại việc này thì chưa hợp lý, bởi những lý do sau:

Thứ nhất;  bản chất việc bán, cho, tặng xe là một hợp đồng dân sự nhưng lại quy định cho UBND cấp xã chứng thực chữ ký.

Thứ hai, dù đây chỉ là “giấy bán, cho, tặng xe” nhưng về nội dung của giấy bán, cho, tặng đã thể hiện rõ được sự thỏa thuận của các bên về nội dung bán, cho, tặng xe và bảo đảm đầy đủ cả về nội dung, hình thức của một hợp đồng dân sự giống như một hợp đồng cho, tặng quyền sử dụng. Do đó, khi Phòng Tư pháp, UBND cấp xã thực hiện việc ký vào giao dịch này là việc “chứng” nội dung thỏa thuận và đồng ký tên của hai bên, chứ không phải chỉ “chứng” chữ ký của “một bên bán, cho, tặng xe”.

Thứ ba, nếu giấy bán, cho, tặng xe mà thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký thì theo quy định tại điều 24 Nghị định 23 chỉ cần 02 loại giấy tờ: chứng minh nhân dân/ hộ chiếu và giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó. Tuy nhiên, đối với trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy bán, cho, tặng xe thì bắt buộc phải có Giấy Chứng nhận quyền sở hữu xe, do đối tượng trong giấy bán, cho, tặng này là xe. Đây chính là điều mâu thuẩn giữa NĐ 23 và các văn bản pháp luật liên quan về chứng thực, tạo sự không thống nhất giữa các cơ quan chứng thực khi thực hiện việc chứng thực hợp đồng hoặc giấy bán, cho tặng xe.

+ Về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch còn chưa phù hợp với thực tế

 Nghị định 23 đã có nhiều điểm mới, bảo đảm cải cách hành chính theo hướng phân cấp, giảm nhiều loại giấy tờ trong thủ tục chứng thực, hướng tới mục tiêu đưa hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch về đúng với bản chất của hoạt động chứng thực ( tính hình thức). Do vậy, Nghị định 23 đã quy định chung một thủ tục đơn giản về chứng thực hợp đồng, giao dịch ( chỉ cần 03 loại giấy tờ: Chứng minh nhân dân/hộ chiếu của các bên; dự thảo hợp đồng; giấy chứng nhận quyền sở hữu/quyền sử dụng).

 Chính vì sự quá đơn giản trong thủ tục, nên các cơ quan thực hiện chứng thực khi gặp các trường hợp này để “chắc ăn”  nên đã tự quy định thêm một số loại giấy tờ, cụ thể như:

- Khi thực hiện chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến thừa kế, các cơ quan thực hiện chứng thực yêu cầu phải có Giấy khai sinh, hộ khẩu… để chứng minh quan hệ với người để lại di sản;

- Các trường hợp chứng thực về văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Nghị định 23 không có quy định thời gian niêm yết, dẫn đến nhiều địa phương lúng túng. Trong khi đó, các văn bản hướng dẫn công tác chứng thực trước đây như Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT- BTP-BTNMT lại quy định khá cụ thể về thủ tục; bên cạnh đó, Luật Công chứng năm 2014 cũng  quy định đối với loại việc này phải có niêm yết trong thời gian 15 ngày…)

3. Một số vấn đề khác

- Nghị định 23 quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ”. Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp bản sao đã được chứng thực nhưng người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối là sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực. Nếu không lưu trữ bản sao thì cơ quan thực hiện chứng thực lại không có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót xảy ra…

- Việc nhận biết giấy tờ giả: Hiện nay, các loại giấy tờ được làm giả ngày càng tinh vi nên người thực hiện chứng thực rất khó nhận biết đâu là giấy tờ giả, đâu là giấy tờ thật. Hệ quả là “biến giấy tờ giả thành giấy tờ thật”. Nguy cơ này càng gia tăng khi gặp phải các loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Do vậy, cần phải có cơ chế hoặc một giải pháp thiết thực để ngăn ngừa vấn đề này.

Trên đây là một số vướng mắc, bất cập khi triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trên địa bàn tỉnh. Chúng tôi nêu ý kiến riêng của mình và mong nhận được trao đổi phản hồi của các đồng nghiệp./.

Bùi Xuân Hiếu

(Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp)