Ngày 03/3/2020, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP "Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch" (Thông tư số 01/2020).
Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/4/2020 và thay thế cho Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015.
Trên cơ sở kế thừa những quy định tích cực của Thông tư số 20/2015/TT-BTP, Thông tư số 01/2020 đã đã hướng dẫn chi tiết, cụ thể và bổ sung những quy định mới để giải quyết khó khăn, vướng mắc của hoạt động chứng thực trong thời gian qua, cụ thể như sau:
Về mẫu lời chứng chứng thực: Thông tư đã ban hành thêm mẫu lời chứng khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản của từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản (Điều 3).
Thông tư quy định cụ thể về cách ghi số chứng thực được đối với từng loại việc: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng tại Điều 4.
Quy định về giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật và việc hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản này tại Điều 7, cụ thể: "Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật."
Bên cạnh đó, Thông tư cũng bổ sung quy định về trách nhiệm của người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông (Điều 8, Điều 11); quy định rõ hơn trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực (Điều 11, Điều 21); người yêu cầu chứng thực (Điều 9).
So với quy định hiện hành, Thông tư số 01/2020 quy định cụ thể, chi tiết các nội dung về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký tên giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng giao dịch. Cụ thể:
Về chứng thực bản sao từ bản chính: Thông tư quy định trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực trong việc lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính.
Về chứng thực chữ ký: Thông tư hướng dẫn về cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản, cụ thể: "Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng. Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó".
Quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, đó là: Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội. Đồng thời, Thông tư cũng quy định rõ đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Trong chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân: Để khắc phục tình trạng nhiều cơ quan khi thực hiện chứng thực đã ghi ý kiến nhận xét về hạnh kiểm, ý thức chấp hành pháp luật của cá nhân hoặc gia đình của người yêu cầu chứng thực, Thông tư số 01/2020 quy định: "Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực".
Tại khoản 4, Điều 18 của Thông tư đã bổ sung quy định về phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật: "Hàng năm, Phòng Tư pháp có trách nhiệm rà soát lại danh sách cộng tác viên dịch thuật. Trường hợp cộng tác viên không còn đủ điều kiện, tiêu chuẩn hoặc không làm cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Tư pháp đó từ 12 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng thì Phòng Tư pháp có văn bản đề nghị Sở Tư pháp ra quyết định xóa tên người đó khỏi danh sách cộng tác viên dịch thuật".
Về chứng thực hợp đồng, giao dịch: Thông tư bổ sung quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Điều 20, trong đó quy định rõ: "Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định".
Bổ sung quy định về trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch: "Cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực phát hiện tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản bất hợp pháp hoặc đang có tranh chấp, đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác thì cơ quan thực hiện chứng thực lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật"./.

Phòng Hành chính Tư pháp