Ngày 05/9/2013, Giám đốc Sở Tư pháp Quảng Nam ban hành Quyết định số 97/QĐ-STP  về quy trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Tư pháp. Theo quy trình mới này, có một số nội dung được thay đổi theo hướng tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công dân khi có yêu cầu giải quyết công việc có liên quan.

- Đối với hồ sơ giải quyết trong ngày: Sau khi kiểm tra thấy hồ sơ hợp lệ, nếu hồ sơ được nhận trước 15g00 thì phải trả kết quả ngay trong ngày; nếu sau 15g00 thì ghi giấy hẹn ngày trả là ngày làm việc kế tiếp.

- Đối với hồ sơ có quy định thời hạn giải quyết: Sau khi kiểm tra nếu thấy hồ sơ hợp lệ, công chức tiếp nhận hồ sơ phải viết Giấy biên nhận (theo mẫu) và ghi rõ ngày trả kết quả; đồng thời cập nhật vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả; nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì không tiếp nhận và hướng dẫn cụ thể cho tổ chức, cá nhân bổ sung. Việc hướng dẫn này được thực hiện bằng văn bản theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định.

Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân giải quyết chậm hơn thời gian quy định mà không có lý do chính đáng thì cá nhân, tổ chức có quyền phản ánh với lãnh đạo Sở để xem xét xử lý trách nhiệm của công chức liên quan.

Đặc biệt, đối với hồ sơ cần phỏng vấn trực tiếp đương sự thì việc phỏng vấn được tiến hành có sự tham gia của của công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (trước đây chỉ một mình Trưởng phòng chuyên môn phòng vấn); thời gian phỏng vấn theo lịch hẹn ghi trong Giấy biên nhận hồ sơ. Quá trình phỏng vấn được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả phỏng vấn. Biên bản phải được các bên ký và ghi rõ họ tên, được lưu giữ trong hồ sơ của đương sự.

Hiên nay quy trình này đang được triển khai thực hiện, bước đầu góp phần rút ngắn hơn thời gian giải quyết hồ sơ, giảm thiểu phiền hà cho cá nhân, tổ chức phải đi lại nhiều lần, tiếp xúc với nhiều cá nhân.

Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ nêu trên được niêm yết công khai tại Sở Tư pháp và đăng tải trên Website của Hội đồng phối hợp tỉnh: http://www.sotuphapqnam.gov.vn.

Minh Tâm