Ngày 14/11 năm 2022 Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 2228/QĐ-BTP V/v công bố thủ tục hành chính mới, thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch..., theo đó quy định việc tiếp nhận thủ tục hành chính (TTHC) đối với các yêu cầu về hộ tịch về cơ bản được thực hiện như sau:
I. Phương thức nộp hồ sơ: Người yêu cầu được lựa chọn 1 trong 3 hình thức nộp hồ sơ dưới đây đối với hầu hết các TTHC trong lĩnh vực vực hộ tịch:
(1) Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của UBND cấp xã/ UBND cấp huyện có thẩm quyền; (2) nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (https://dichvucong.---.gov.vn); (3) Gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính.
Riêng đối với TTHC về đăng ký kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì người yêu cầu không được sử dụng hình thức nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính.
- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính, người có yêu cầu nộp/ gửi đến Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của UBND cấp xã/ UBND cấp huyện có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí.
- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu xác nhận/đăng ký hộ tịch truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Ủy ban nhân dân cấp huyện/UBND cấp xã có thẩm quyền giải quyết.
Người có yêu cầu cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đối với sự kiện yêu cầu (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
II. Tiếp nhận hồ sơ
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ:
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến), chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);
(iii) Trường hợp người có yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký kết hôn.
III. Thẩm tra, xử lý hồ sơ
- Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).
+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii), mục II;
+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).
Trường hợp có khiếu nại, tố cáo việc đăng ký hộ tịch hoặc xét thấy có vấn đề cần làm rõ công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Trưởng phòng Tư pháp/ Chủ tịch UBND cấp xã để phối hợp với cơ quan có liên quan xác minh làm rõ.
+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký theo hình thức trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch, cập nhật thông tin đăng ký hộ tịch trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, lưu chính thức (và chuyển thông tin đến CSDLQGVDC để lấy Số định danh cá nhân- đối với đăng ký khai sinh cho trẻ em)
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo hình thức trực tuyến, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại dự thảo giấy tờ hộ tịch sẽ được cấp với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Giấy tờ hộ tịch và xác nhận (tối đa một ngày).
Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, cập nhật thông tin hộ tịch và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
- Công chức làm công tác hộ tịch in Giấy tờ hộ tịch (sẽ cấp cho người yêu cầu), trình Lãnh đạo UBND cấp huyện/UBND cấp xã ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
Người có yêu cầu xuất trình giấy tờ tuỳ thân, thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra thông tin trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch và ký tên vào Sổ hộ tịch, nhận giấy tờ hộ tịch.
Riêng đối với TTHC Đăng ký kết hôn; Nhận cha, mẹ, con thì bắt buộc các bên đăng ký phải có mặt, xuất trình giấy tờ tuỳ thân để đối chiếu, kiểm tra thông tin trên Giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch và ký tên vào Sổ.
IV. Nhận kết quả xác nhận/ đăng ký hộ tịch
Trừ các yêu cầu về cấp bản sao trích lục hộ tịch; ghi chú hộ tịch; xác nhận hộ tịch người yêu cầu được nhận kết quả qua hệ thống bưu chính, các thủ tục hộ tịch còn lại dù đăng ký dưới hình thức nào thì người yêu cầu cũng đều phải đến cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả (Giấy tờ hộ tịch).
Người đến nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân để chứng minh về nhân thân; nộp hoặc xuất trình giấy tờ đã gửi bản chụp trong hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến để cơ quan đăng ký hộ tịch lưu hồ sơ hoặc kiểm tra, đối chiếu theo quy định pháp luật hộ tịch, trừ các giấy tờ đã nộp bản điện tử (nếu có).
Vd:
+ Nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân- đối với thủ tục Đăng ký kết hôn (nếu thông tin về tình trạng hôn nhân chưa có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT), giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài, giấy xác nhận của tổ chức y tế; bản chính Giấy chứng sinh; văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch ...cho con (đối với thủ tục đăng ký khai sinh); bản chính giấy tờ, tài liệu là chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con...
+ Xuất trình giấy tờ tuỳ thân; Giấy chứng nhận kết hôn (nếu cha mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn và thông tin về việc kết hôn chưa có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT); Giấy tờ chứng minh việc trẻ em nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam (đối với trường hợp ĐKKS cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài)...
Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch.
V. Những lưu ý đối với giấy tờ được nộp/xuất trình khi thực hiện TTHC về hộ tịch
- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:
+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.
+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.
+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.
- Đối với giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ nộp theo hình thức trực tuyến:
+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.
- Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký (14/11/2022), là cơ sở để Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh ban hành mới, sửa đổi, bổ sung các thủ tục hành chính về hộ tịch và triển khai thực hiện thống nhất trên địa bàn tỉnh./.

Phòng HCTP