Chứng thực là một trong những chế định pháp lý quan trọng, liên quan mật thiết đến quyền và lợi ích của công dân và doanh nghiệp. Theo đó, Nhà nước thực hiện chứng thực nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch và đảm bảo an toàn cho quản lý Nhà nước.
Ngày 16/02/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch, đã tạo cơ sở pháp lý thống nhất cho các hoạt động chứng thực cũng như hoạt động quản lý nhà nước về chứng thực.
Qua hơn 04 năm triển khai và thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các hoạt động về chứng thực trên địa bàn tỉnh Quảng Nam đã và đang đi vào nề nếp, ổn định và có hiệu quả với số lượng yêu cầu chứng thực khá lớn. Tính riêng năm 2018, các Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh đã thực hiện được 1.498.186 việc chứng thực, với số phí thu được trên 07 tỷ đồng, góp phần tăng thu không nhỏ cho ngân sách của địa phương. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, công tác chứng thực tại các Phòng Tư pháp, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh vẫn còn tồn tại một số bất cập, khó khăn trong quá trình thực hiện như: chưa có các hoạt động phụ trợ trong việc in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản khi thực hiện chứng thực..., chưa có quy định làm cơ sở để các cơ quan thực hiện chứng thực thực hiện và thu chi phí đối với các hoạt động in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, để tạo lập các loại giấy tờ cần thiết cho việc hoàn chỉnh hồ sơ yêu cầu chứng thực (theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau: bản sao cần chứng thực - đối với yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính; giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký - đối với yêu cầu chứng thực chữ ký; giấy tờ, văn bản cần dịch - đối với yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch; dự thảo Hợp đồng, giao dịch; bản sao giấy tờ tùy thân; bản sao giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản theo quy định - đối với yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch). Do đó, công dân khi liên hệ cơ quan có thẩm quyền thiết lập hồ sơ cần chứng thực, phải tìm kiếm những dịch vụ phụ trợ cho hoạt động chứng thực như: việc in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản... trong khi những cơ sở dịch vụ này ở khá xa trụ sở cơ quan chứng thực, dẫn đến việc công dân phải đi lại nhiều lần, nhiều nơi, gây khó khăn, bất tiện cũng như những tốn kém trong việc đi lại...
Thứ hai, trở ngại cho công chức thực hiện chứng thực khi phải đối chiếu mức độ chính xác của bản sao so với bản chính để chứng thực "sao y bản chính" và càng khó khăn hơn đối với bản sao là văn bản sử dụng ngôn ngữ nước ngoài hoặc bản sao có khá nhiều trang...
Trên thực tế, trước khó khăn trên, công chức tại các Phòng Tư pháp, UBND cấp xã thường linh hoạt "làm giúp" người dân những việc trên để người dân có thể thiết lập được hồ sơ chứng thực đúng yêu cầu một cách thuận lợi nhất (photo/đánh máy/in giúp các giấy tờ...), đặc biệt là ở những địa phương xa trung tâm hoặc thuộc khu vực miền núi; đồng thời "làm giúp" những việc này, nhất là photo tài liệu một phần cũng là để người thực hiện chứng thực tự tin hơn về độ chuẩn xác của văn bản sẽ được chứng thực "bản sao từ bản chính". Tuy nhiên, các hoạt động này được duy trì đúng dưới hình thức "giúp đỡ", bởi cơ quan thực hiện không có cơ sở thu tiền để bù đắp lại những chi phí phát sinh (giấy, mực in, thời gian đánh máy, điện, khấu hao tài sản...).
Nhận thấy yêu cầu chứng thực tại các địa phương ngày càng tăng, với số lượng khá lớn, nhằm tạo điều kiện cho người yêu cầu chứng thực có thể sử dụng các dịch vụ in, chụp, đánh máy các loại giấy tờ tại ngay trụ sở cơ quan thực hiện chứng thực; hạn chế phải đi lại nhiều nơi; đồng thời, tạo thuận lợi hơn cho công chức thực hiện chứng thực, đặc biệt là tránh thất thoát chi phí lớn cho nhà nước, thiết nghĩ Sở Tư pháp và các cơ quan liên quan cần sớm tham mưu UBND tỉnh ban hành văn bản quy định mức trần chi phí in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản khi thực hiện chứng thực trên địa bàn tỉnh, theo đúng tinh thần Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã quy định tại khoản 3, Điều 15: "Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó.Ở trong nước, mức trần chi phí do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định trên cơ sở thực tế của địa phương; ở nước ngoài, mức chi phí do Trưởng Cơ quan đại diện quy định trên cơ sở thực tế của địa bàn". Có như thế mới đảm bảo cơ sở pháp lý đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn tỉnh trong thời gian tới./.

Mai Trần