Thực hiện Công văn số 1189/UBND-NC ngày 13/4/2012 của UBND tỉnh Quảng Nam về việc kiểm tra, chấn chỉnh công tác đăng ký, quản lý hộ tịch; Sở Tư pháp lập Đoàn kiểm tra theo tinh thần chỉ đạo của UBND, đồng thời tiến hành kiểm tra ở một số địa phương, nhận thấy:

Nhìn chung công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại một số địa phương về cơ bản đã triển khai thực hiện tốt Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ và Thông tư số 01/2008/TT- BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 158. Việc đăng ký khai sinh (đúng hạn, quá hạn, đăng ký lại), cấp lại bản chính giấy khai sinh; thay đổi, cải chính hộ tịch cơ bản được thực hiện đúng quy trình, thủ tục chặt chẽ, đảm bảo cơ sở pháp lý theo quy định; việc lưu trữ đầy đủ, ngăn nắp.

Một số địa phương có sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch, cũng như tăng cường cán bộ cho công tác Tư pháp từ cấp huyện đến cấp xã (nhất là cấp xã) như Hội An, Tam Kỳ, Núi Thành… làm cho công tác đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương được kịp thời, chặt chẽ, thuận lợi, khoa học và đạt hiệu quả.

Việc bố trí, đào tạo cán bộ Tư pháp - Hộ tịch (nhất là cấp xã) có trình độ chuyên môn từ Trung cấp Luật trở lên, kinh qua công tác Tư pháp nhiều năm, có nhiều kinh nghiệm trong thực tiễn, kịp thời nắm bắt các quy định của pháp luật, cùng với việc trang bị cơ sở vật chất đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ Tư pháp hộ tịch làm việc có hiệu quả.

Bên cạnh những kết quả đạt được từ việc triển khai thực hiện Nghị định 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ ở một số địa phương, cơ sở vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế, đó là:

- Công tác đăng ký, quản lý hộ tịch ở một số địa phương còn quá lỏng lẻo, thiếu thận trọng, việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, có nơi không có hoặc không lưu hồ sơ.

- Về quy trình, thủ tục thiếu chặt chẽ, không đảm bảo cơ sở pháp lý, có nơi giải quyết theo cảm tính hoặc vị nễ cá nhân, thân tín… làm cho việc giải quyết các vấn đề hộ tịch cho công dân sai nguyên tắc, trái quy định.

- Lãnh đạo Phòng Tư pháp chưa thường xuyên tham mưu UBND cấp huyện tổ chức kiểm tra, kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương, cơ sở, nên dẫn đến công tác đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương cơ sở còn nhiều sai sót.

- Một số địa phương ít quan tâm đến lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch, cán bộ thiếu, yếu về chuyên môn, nghiệp vụ, chủ quan dẫn đến việc đăng ký hộ tịch thiếu trung thực, không chính xác, chặt chẽ, không đảm bảo theo quy trình thủ tục, cơ sở pháp lý nhưng vẫn giải quyết, tạo cơ hội cho một số đối tượng lợi dụng để chạy chính sách của nhà nước.

Những tồn tại, hạn chế trên đây, một số có nguyên nhân từ cơ chế chính sách về hộ tịch chưa rõ ràng, thiếu đồng bộ nên việc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch vào thực tiễn chưa có sự thống nhất, dẫn đến việc giải quyết các vấn đề về đăng ký, quản lý hộ tịch ở một số địa phương còn nhiều lúng túng, sai sót. Nhất là theo khoản 3, Điều 48 Nghị định 158/2005/NĐ-CP, quy định “Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên..” hoặc tại điểm h khoản 5 mục II Thông tư 01/2008/TT-BTP về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cũng nêu “Đối với những người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên mà trong các hồ sơ, giấy tờ đã ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh ghi trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất, thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên”.

“Vận dụng” các quy định nêu trên, hầu hết công chức tham mưu giải quyết các vấn đề về hộ tịch từ cấp xã đến cấp huyện (nhất là cấp xã) đều xem những giấy tờ như Thẻ căn cước thời Mỹ ngụy, các giấy tờ liên quan đến chế độ chính sách của nhà nước như Giấy chứng nhận người hưởng chính sách như thương binh, chứng nhận Gia đình Liệt sĩ, các giấy tờ liên quan của cá nhân về hưởng chế độ chính sách của nhà nước do cơ quan có thẩm quyền cấp trước đây… là loại “giấy tờ được lập đầu tiên”. Tuy nhiên, qua tham khảo ý kiến của phòng chức năng Sở Tư pháp thì những loại giấy tờ liên quan nêu trên chỉ là những loại giấy tờ dùng để tham khảo, bổ sung, củng cố hồ sơ chứ không được xem đó là loại “giấy tờ được lập đầu tiên” để làm căn cứ giải quyết các vấn đề về hộ tịch cho cá nhân. Do vậy, việc hiểu loại “giấy tờ được lập đầu tiên” là chưa rõ ràng, thống nhất nên dẫn đến việc giải quyết các vấn đề hộ tịch ở một số địa phương, cơ sở sai nguyên tắc, thiếu chặt chẽ và không đúng quy định. 

Vì vậy, để khắc phục những tồn tại, thiếu sót trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương, cơ sở trong thời gian đến thì cần có những giải pháp sau:

- Các cấp chính quyền từ tỉnh đến huyện cần tăng cường tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ Tư pháp cấp huyện và công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp xã; cần quan tâm tăng cường cán bộ cho tư pháp xã, đầu tư trang bị cơ sở vật chất, các trang thiết bị thiết yếu để phục vụ cho công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương.

- Cần bố trí những cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có đạo đức công vụ, không nên bố trí trái ngành hoặc những người chưa qua đào tạo thực hiện nhiệm vụ này.

- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra để kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương, nhất là các quy trình, thủ tục phải chặt chẽ, đảm bảo đúng theo quy định, tránh tình trạng “vị nễ, cảm tình” trong việc giải quyết các vấn đề về hộ tịch để khỏi gây hậu quả pháp lý sau này./.

                                                                                Trần Tám

Chánh Thanh tra Sở Tư pháp